La contabilidad de costos

26 noviembre 2008 por Crece Negocios

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La contabilidad de costos consiste en la identificación y medición de los desembolsos dinerarios en que incurre un negocio o empresa, entendiéndose el término desembolso como el consumo de bienes, depreciación de activos, etc., y no sólo como salida de dinero.

El objetivo de la contabilidad de costos es el de proveer información sobre los costos en los que está incurriendo un negocio en general, un determinado producto, una determinada área, etc., con el fin de lograr un mejor análisis de la situación financiera de un negocio.

Podemos contabilizar los costos, por ejemplo:

• de un negocio en general, con el fin de obtener un rápido Estado de Resultados, y no tener que esperar el Estado de Resultados del final del periodo hecho por la contabilidad general.
• del producto o servicio que ofrecemos, con el fin de hallar su costo de ventas, y poder así conocer su utilidad bruta (ventas – costo de venta), igualmente, antes de tener que esperar el Estado de Resultados del final del periodo.
• de cada producto que producimos, con el fin de que comparándolos con los ingresos que genera cada uno, conocer la rentabilidad de cada uno y, por ejemplo, saber cuáles son los más rentables y cuáles no genera utilidad.
• de un determinado producto para que, determinando cuál es la utilidad que queremos ganar, poder definir su precio.
• de una determinada área o departamento del negocio, con el fin de conocer su rentabilidad y, por ejemplo, saber si los ingresos que genera son mayores que sus costos.
• de un determinado cliente, con el fin de conocer si lo que gastamos en mantener dicho cliente resulta ser mayor que los ingresos que nos genera.

A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de costos es sólo de uso interno y no tiene carácter obligatorio, por lo que no existe un sistema o método de costos estándar para todas las empresas, sino que cada empresa puede adaptar el sistema o método más conveniente de acuerdo a sus necesidades u objetivos.

Veamos a continuación los pasos generales para contabilizar los costos en un negocio o empresa:

1. Costos Totales o Costos Parciales

En primero lugar determinamos qué elementos vamos a considerar como costos; en el caso de que queramos contabilizar los cotos totales de un negocio, existen dos métodos: el método de los Costos Totales y el método de los Costos Parciales.

Costos Totales

Este método consiste en tomar como costos a todos los desembolsos relacionados al producto, incluyendo los gastos de ventas y de administración, y denominando gastos a todo lo demás (gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método se suele utilizar para hallar el punto de equilibrio.

Costos Parciales

En este método se considera como costos a todos los desembolsos relacionados a:

• la adquisición de mercadería: en el caso de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos).
• la fabricación del producto: en el caso de una empresa industrial (empresa dedicada a la producción o fabricación de productos).
• la prestación del servicio: en el caso de una empresa de servicios.

Denominando gastos a todo los demás (gastos administrativos, gastos de ventas, gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método suele ser el más conveniente y más fácil de usar.

2. Costos Variables y Fijos o Costos Directos e Indirectos

Una vez que ya hemos decidido qué desembolsos tomaremos como costos, para un mejor análisis, pasamos a clasificarlos en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos.

Costos Variables y Costos Fijos

En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo a su comportamiento en relación con las fluctuaciones de la actividad:

• Costos Variables: estos costos varían de acuerdo con los cambios en los niveles de actividad, están relacionados con el número de unidades vendidas (en el caso de una empresa comercializadora), volumen de producción (en el caso de una empresa industrial), o número de servicios realizado (en el caso de una empresa de servicios); ejemplos de costos variables son los costos incurridos en materia prima, combustible, salario por horas, etc.
• Costos Fijos: son costos que no están afectados por las variaciones en los niveles de actividad; ejemplos de costos fijos son los alquileres, depreciación, seguros, etc.

Cuando aumenta nuestra producción, aumentan nuestros Costos Variables, pero no los Costos Fijos ni el Costo Variable unitario, por ejemplo, si producimos 10 productos con un Costo Variable de 400 y un Costo Fijo de 1600:

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Costos Totales	2000 (400 + 1600)
Costo Unitario	200 (2000 / 10)
Costo Variable unitario	40 (400 / 10)
Costo Fijo unitario	160 (1600 / 10)

Si nuestra producción aumenta en 10 productos:

Producción: 20, Costos Variables: 800, Costos Fijos: 1600

Costos Totales	2400 (800 + 1600)
Costo Unitario	120 (2400 / 20)
Costo Variable unitario	40 (800 / 20)
Costo Fijo unitario	80 (1600 / 20)

Costos Directos y Costos Indirectos

En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo con la identificación con el objeto del costo.

• Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio, o son parte del mismo; para poder identificarlos, vemos cuáles costos son los que se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la materia prima (pues se sabe cuánto de materia prima se utiliza para cada producto), la electricidad (cuando se sabe cuánto de electricidad se usa para un determinado producto), etc.
• Costos Indirectos: son costos que intervienen indirectamente en la fabricación de los productos o en la prestación de servicios, para poder identificarlos, vemos cuáles son los que no se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la electricidad.

3. Determinar Gastos

Una vez que hemos decidido qué desembolsos consideraremos como costos (método de los Costos Totales o los Costos Parciales), y que los hemos clasificado en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos, pasamos a identificar nuestros Gastos (que vendrían a ser todos los desembolsos que no hemos considerados como Costos).

Los gastos los podemos clasificar en:

a. Gastos Operativos

Los cuales pueden a su vez puede ser:

• Gastos de Ventas: son desembolsos que están relacionados con las actividades de comercialización de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones del jefe de venta, de los vendedores o de los cobradores), publicidad, impuesto a las ventas, empaques, transportes, almacenamiento.
• Gastos Administrativos: son desembolsos que están relacionados con las actividades de gestión, por ejemplo, gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros de los gerentes, administradores, auxiliares de la empresa), alquileres, materiales y útiles de oficina, seguros, depreciación (de edificios administrativos, equipos de oficina, máquinas, muebles), impuestos.

Nota: cuando usamos el Método de los Costos Totales, los Gastos Operativos se consideran como costos.

b. Gastos Financieros

Son desembolsos que se incurren para el financiamiento de las operaciones (intereses).

c. Otros Gastos

Desembolsos tales como pérdidas, incobrables, imprevistos, etc.

4. Identificación y análisis

Y, por último, una vez que ya hemos determinado que elementos vamos a considerar como costos, los hemos clasificados, y hemos determinado nuestros gastos, pasamos a identificar cada elemento con su respectivo costo, y posteriormente, pasamos a analizarlos, de acuerdo a la necesidad o al objetivo que tengamos de contabilizar nuestros costos.

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